Hotellet måste ha en skriftlig hundpolicy och göra den tillgänglig för varje potentiell gäst innan denne bokar. Den kan publiceras på leverantörens egen webbplats eller i en bokningsplattforms listning, eller lämnas skriftligen på begäran. Policyn måste ange leverantörens hundregler, tillträdesvillkor, begränsningar samt eventuella avgifter eller depositioner, och vara förenlig med eventuella hundrelaterade uppgifter som leverantören lämnar på tredjepartsplattformar. En policy som endast finns muntligt, som förklaras vid incheckning eller som inte kan uppvisas när en gäst frågar uppfyller inte detta krav.