הצהרה כתובה של כללי המלון ותנאיו לקבלת כלבים, המועמדת לרשות אורחים פוטנציאליים לפני נקודת ההזמנה. אפשר שהיא תפורסם באתר של ספק האירוח עצמו או ברישום בפלטפורמת הזמנות, או תימסר בכתב לפי בקשה. עליה להיות מנוסחת בבירור ולייצג את תנאי ההפעלה הרגילים של הספק. הבטחות בעל פה, פרקטיקה לא רשמית ומדיניות שאי אפשר להציגה כשאורח מבקש אותה אינן נחשבות.