Certificerings- en beoordelingskader

Accommodatieaanbieders vragen een beoordeling aan door een ingevulde Dog Friendly Assessment (RDFASS-01) in te dienen, samen met eventueel vereiste ondersteunende informatie.

Het indienen van een aanvraag is een verklaring dat de verstrekte informatie juist, volledig en representatief is voor hoe de accommodatie daadwerkelijk werkt.

Het indienen van een aanvraag verleent geen certificeringsstatus en schept geen enkel recht op certificering.

Beoordelingen zijn gebaseerd op de door de exploitant verstrekte antwoorden op de Dog Friendly Assessment (RDFASS-01); op openbaar beschikbare informatie waaronder gepubliceerd hondenbeleid, algemene voorwaarden, vermeldingen op boekingsplatforms en directe boekingspagina’s; op inspecties ter plaatse en op afstand; en op directe verificatie bij de eigen teams van de accommodatie, waaronder concierge, receptie, housekeeping en reserveringen. Inspecties en verificatie worden regelmatig uitgevoerd.

Roch Dog baseert zich niet op gastbeoordelingen als beoordelingsbewijs. De certificering weerspiegelt het gedocumenteerde beleid van de accommodatie en haar geverifieerde operationele praktijk.

Wanneer inconsistenties of conflicten optreden tussen de enquêteantwoorden van de accommodatie, haar openbaar beschikbare informatie en wat inspecties of directe verificatie bij haar teams aan het licht brengen, kan Roch Dog schriftelijke verduidelijking vragen, opnieuw inspecteren of opnieuw verifiëren, de beoordelingsuitkomst aanpassen, of de beoordeling opschorten totdat de kwestie is opgelost.

Wanneer de ingediende informatie het werkelijke beleid of de werkelijke werking van de accommodatie wezenlijk verkeerd voorstelt, kan Roch Dog certificering weigeren of een reeds verleende certificering intrekken.

Wanneer marketingclaims en gedocumenteerd operationeel beleid met elkaar in strijd zijn, heeft het operationeel beleid voorrang. Een hotel dat zichzelf als dog friendly aanprijst maar waarvan het gepubliceerde boekingsbeleid anders aangeeft, wordt niet gecertificeerd op grond van de marketingclaim.

Alle beoordelingen worden uitgevoerd aan de hand van de vereisten van RDFS-02 met gebruik van de vragenset in RDFASS-01. De uitkomsten zijn binair: Gecertificeerd betekent dat aan alle minimumvereisten in RDFS-02 wordt voldaan. Niet gecertificeerd betekent dat aan een of meer minimumvereisten niet wordt voldaan.

Er zijn geen gedeeltelijke certificeringen, voorwaardelijke goedkeuringen, voorlopige uitkomsten of getrapte certificeringsniveaus.

De certificering weerspiegelt een beoordeling op een bepaald moment. Zij garandeert geen voortdurende naleving en kan op elk moment worden bijgewerkt als zich wezenlijke veranderingen voordoen.

Elke beoordelingsuitkomst wordt vastgelegd in een Certificeringsbeslissingsnotitie (RDCDN-01). De notitie vermeldt de uitkomst (Gecertificeerd of Niet gecertificeerd), benoemt eventuele niet behaalde vereisten, somt het belangrijkste beoordeelde bewijs op en legt de datum van de beoordeling vast.

De notitie kan worden gedeeld met de aanvrager en waar passend met derden. Het is geen adviesdocument en bevat geen aanbevelingen, suggesties of advieswerk.

Gecertificeerde objecten zijn onderworpen aan periodieke herbeoordeling. De frequentie wordt bepaald door Roch Dog en kan per aanbieder verschillen.

Gecertificeerde aanbieders moeten Roch Dog op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen in hun hondenbeleid, toegangsvoorwaarden, kosten of operationele praktijken die de certificeringsstatus kunnen beïnvloeden. Het niet melden kan leiden tot opschorting of intrekking.

Roch Dog kan op elk moment een herbeoordeling starten naar aanleiding van een melding van een wezenlijke wijziging door de aanbieder, geloofwaardig bewijs van niet-naleving, een geplande periodieke herziening of significante wijzigingen in de toepasselijke versie van RDFS-02.

De certificering kan worden opgeschort of ingetrokken wanneer de accommodatie niet langer aan de minimumvereisten van RDFS-02 voldoet, wanneer eerder vastgestelde kwesties niet binnen een redelijke termijn zijn opgelost, wanneer de aanbieder wezenlijk onjuiste of misleidende informatie heeft ingediend, of wanneer de aanbieder niet binnen een redelijke termijn op verzoeken om verduidelijking reageert.

Bij intrekking moet de aanbieder onmiddellijk stoppen met het gebruik van het Roch Dog certificeringsmerk en alle verwijzingen naar de huidige certificeringsstatus uit al het publieksgerichte materiaal verwijderen.

Een aanbieder van wie de certificering is ingetrokken, kan na herstel opnieuw een aanvraag indienen. Er bestaat geen recht op herstel van de certificering.

Een aanbieder die een uitkomst Niet gecertificeerd ontvangt of van wie de certificering is ingetrokken, kan een herziening aanvragen door bijgewerkte informatie of bewijs in te dienen dat ingaat op de specifieke niet behaalde vereisten die in de Certificeringsbeslissingsnotitie zijn benoemd.

Herzieningen zijn geen beroepsprocedures. Zij omvatten geen herbeoordeling van de vereisten van de standaard. De interpretatie van RDFS-02 door Roch Dog is definitief.

Het Roch Dog certificeringsmerk mag alleen worden gebruikt door aanbieders die momenteel gecertificeerd zijn en in goede reputatie staan.

Toegestaan gebruik omvat weergave op de eigen website en boekingspagina’s van de aanbieder, opname in direct-marketingmateriaal voor het gecertificeerde object en weergave op vermeldingsplatforms van derden waar de informatie juist en actueel is.

Het merk mag niet op misleidende wijze worden gebruikt. Het mag niet worden toegepast op objecten, kamers of diensten die niet onder de beoordeling vallen, op periodes buiten de huidige certificeringstermijn, of op claims die verder gaan dan de reikwijdte van de certificering, zoals kwaliteits- of ranglijstclaims.

Bij opschorting of intrekking van de certificering moet elk gebruik van het merk onmiddellijk stoppen.

Certificering is geen zelfverklaring. Roch Dog beoordeelt gestructureerd bewijs om te bevestigen dat wat een hotel publiceert overeenkomt met wat het biedt.

Beoordelingen putten uit vijf categorieën bewijs.

Beoordeling van de boekingspagina: de directe boekingsflow van het hotel wordt gecontroleerd op zichtbaarheid van het hondenbeleid, kostentransparantie en vermeldingen over gewicht of grootte. Als een gast het hondenbeleid niet binnen twee klikken vanaf de homepage kan vinden, faalt R1.

Vastlegging van de beleidspagina: het volledige gepubliceerde hondenbeleid wordt beoordeeld op volledigheid, consistentie en niet-discretionaire taal. Voorwaardelijke verklaringen, clausules over discretie van het personeel en ontbrekende kostenvermeldingen worden gemarkeerd.

Communicatie vóór aankomst: waar beschikbaar worden bevestigingsmails en instructies vóór aankomst beoordeeld om te controleren of het gepubliceerde beleid overeenkomt met wat de gast na de boeking ontvangt.

Inspectie ter plaatse en op afstand: accommodaties worden regelmatig ter plaatse en op afstand geïnspecteerd om te bevestigen dat het gedocumenteerde beleid overeenkomt met de operationele praktijk.

Directe verificatie bij het personeel: het hondenbeleid en de toepassing ervan worden rechtstreeks geverifieerd bij de concierge-, receptie-, housekeeping- en reserveringsteams van de accommodatie.

Over meer dan 3.000 beoordelingen in 56 landen zijn vijf problemen verantwoordelijk voor de meerderheid van de mislukkingen.

Niet bekendgemaakte kosten. Het hotel rekent een hondentoeslag maar vermeldt het bedrag niet op de boekingspagina of in het gepubliceerde beleid. Hierdoor faalt R4.

Gewichtsbeperkingen niet vóór de boeking gepubliceerd. Het hotel handhaaft een gewichtslimiet die pas bij het inchecken of pas wanneer de gast belt om te vragen zichtbaar is. Hierdoor faalt R1.

Geen gedeelde binnentoegang. Het hotel laat honden in de kamers toe maar verbiedt ze in elke gedeelde binnenruimte. Gangen en liften tellen niet mee. Hierdoor faalt R3.

Discretionaire regels. Het beleid vermeldt «naar goeddunken van de directie» of «onder voorbehoud van beschikbaarheid». Regels die per medewerker of per dag verschillen, zijn niet niet-discretionair.

Ontbrekende vermelding van de borg. Het hotel vereist een schadeborg maar vermeldt niet of er een van toepassing is of hoe hoog deze is. Hierdoor falen R5 en R6.

Een viersterrenhotel in Zuid-Europa stond op drie boekingsplatforms vermeld als «pet friendly». Bij beoordeling legde het gepubliceerde beleid een gewichtslimiet van 10 kg op die op geen enkele boekingspagina werd genoemd, rekende een niet bekendgemaakte nachttoeslag van 75 EUR en beperkte honden tot één enkel kamertype zonder toegang tot enige gedeelde binnenruimte. Het hotel faalde R1, R3 en R4. Het scoorde een F.

Een vijfsterrenhotel in Zuidoost-Azië afficheerde zichzelf als een hotel dat «honden van alle formaten verwelkomt». Bij beoordeling bevatte de boekingspagina geen hondenbeleid. De algemene voorwaarden van het hotel, alleen toegankelijk via een PDF-link in de voettekst, vermeldden dat acceptatie van honden «onder voorbehoud van goedkeuring door de directie» was. Het hotel faalde R1 en de niet-discretionaire standaard. Het werd Niet gecertificeerd.

RDFS-02 Roch Dog Friendly Standaard. Definieert dog friendly en stelt de minimumvereisten voor certificering vast. Heeft voorrang op al het andere.

RDFRG-02 Gedefinieerde termen. Definieert de termen die in RDFS-02 worden gebruikt. Toelichtend, niet normatief.

RDFASS-01 Dog Friendly Assessment. De canonieke vragenset die bij de beoordeling wordt gebruikt.